企業(yè)如何管理會議？

一、會議籌備

(一)、會議資料準備注意事項：

1、在具備條件的前提下將參會人員的資料按每人次準備好，注意區(qū)分參會人員的角色(如分成會議主持、參會領導、參會普通人員)，資料按照人員角色分別準備。

2、會議資料較多時，需要按照會議議程將會議資料按次序排放，最好裝訂成冊，編好頁碼，方便參會人員閱讀。

3、當參會各人員因角色不同需要不同的資料時，應當按照人員或單位將資料以文件袋裝好標注資料歸屬人員或單位，方便參會人員領取。

4、若需要給參會人員發(fā)放紀念品或禮品等，應當與會議資料一同準備好，置于資料文件袋中一并發(fā)放給參會人員。

(二)、會議通知注意事項：

會議通知分為口頭通知和書面通知，其中口頭通知只適用于參會人員較少的非正式會議，31會議網(wǎng)認為書面會議通知需注意以下幾點：

1、正式的書面會議通知應包含：簡要的會議議程說明、參會人員、會議時間、會議地點等。

2、書面會議通知應通過正式途徑發(fā)送給參會人員，如OA系統(tǒng)、電子郵箱、網(wǎng)站公布等，如有必要可另行電話通知參會人員。

(三)、會議議程安排注意事項：

1、正式會議開始時一般需要解釋會議整體流程，將會議分為幾項內(nèi)容，如工作匯報階段、討論階段、工作安排階段等。會議流程介紹需要整理成正式文檔作為會議主持的資料裝訂好，一般情況下沒有會議主持人的情況下可有會議組織人員介紹會議流程。

2、安排會議議程時應考慮到會議時間，盡量將會議時段安排在正常工作時段內(nèi)，如9：00-11:00或者15:00-17:00，如果是跨天的會議或者占用中晚餐時間的會議需要考慮是否安排餐宿問題。

(四)、會場布置注意事項：

1、正式會議的會場應提前安排好，并在書面會議通知中告知參會人員。

2、正式會議一般需要安排好參會人員的坐席并準備好參會人員的銘牌，在會議開始前排好坐席及銘牌。

3、對于安排好坐席的會場，應將會議資料袋在會議前擺放在坐席上。

4、需要用到視頻放映或者開視頻會議時，要調(diào)試好會場的投影儀、調(diào)音臺、幕布、麥克風等器械。

5、注意各項會場的環(huán)境因素，例如溫度、燈光等，按照實際情況調(diào)整好。

6、會議組織人員應準備好各項會議記錄工具，如相機、攝像機、錄音筆等，以便于在會后做好會議總結工作。

(五)、現(xiàn)場安排(人員入場時)注意事項：

1、會議開始前在會場入口處設立接待處，準備好簽到表，對參會人員簽到。

2、會議資料較少時可在參會人員簽到時分發(fā)給參會人員。

二、會議中

(一)會議記錄注意事項：

1、安排好專職的會議記錄員，對參會人員的發(fā)言進行記錄(特別是討論性質(zhì)的會議)，記錄內(nèi)容會后留底。

2、安排專人攝影(攝像、錄音)，會后留底。

(二)會議服務注意事項：

1、安排專人(會議組織人員或物業(yè)人員)負責茶水服務。

2、舉辦大型會議或視頻會議時，安排專人負責操作麥克風、調(diào)音臺、投影儀、視頻設備等。

(三)其他注意事項：

1、參會人員就坐后提醒全部參會人員關閉手機或調(diào)成靜音。

2、會議時間較長時，可適當安排中途休息時間。

三、會議后

(一)整理會議記錄：

1、整理好會議中的文字記錄和圖片、視頻、音頻記錄，進行備案。

2、完成會議總結材料，材料內(nèi)容應包括：會議議程各項內(nèi)容、主要人員發(fā)言材料、會議討論內(nèi)容和總結性結論。

3、整理完成會議總結材料后報領導審批，將審批通過的材料分發(fā)至各參會人員遵照執(zhí)行。

3、31會議網(wǎng)建議重要會議結束后可考慮在網(wǎng)上發(fā)布會議相關新聞。

做會議印刷品需要注意哪些問題？

會前：

大會專用信封、信紙。

宣傳品--海報、會議通知、報名表。

會議期間：

大會節(jié)目手冊;

其他：名牌、與會證書、感謝狀、晚宴邀請卡、餐券;

論文摘要集/與會者名冊。

依照會議規(guī)模及大會預算，以上有些項目可調(diào)整增減，例如：如果沒有很多經(jīng)費可以不用印制信封信紙;但如果籌備時間很長而經(jīng)費足夠的話，也有主辦單位印制第二次甚至第三次會議通知，用以提醒參加人員并加強宣傳。

會前使用的印刷品

會前的準備工作需要用到很多的印刷品，一來可以統(tǒng)一大會形象，二來可以同時開展做宣傳。

信封、信紙

先請一家合作良好的印刷設計公司設計符合大會主題的CIS(含大會logo、字體、色系等)，依照這個大會識別系統(tǒng)(CIS)去延伸設計其他相關印刷品，如此不但所有大會的印刷品有一致的整體感，甚至大會會場布置物，如指示海報、眉目板等也可使用這個CIS，加強與會人員印象。

接著，就可以設計大會信封/信紙，當然現(xiàn)在大多使用電腦發(fā)信或e-mail聯(lián)絡相關事宜，但是有些正式函件或報告仍然使用大會信紙，而且寄發(fā)會議通知也必須使用信封。最好設計兩種尺寸的信封，可分別用來寄信件及會議通知之用。

宣傳品

需要印刷的宣傳品包括：

--海報;

--會議通知(宣傳小冊)

印刷設計與制作

封面(海報、會議通知)

--會議名稱、1ogo。

--日期和地點。

--主辦單位--由誰主辦。

--摘要--簡單介紹內(nèi)容或主題。

--大會標語。

內(nèi)容(會議通知)

詳述會議內(nèi)容，特別強調(diào)重要的演講人及講題，并對發(fā)言人和講題詳細介紹，以鼓勵大家參加，主題要醒目，要讓讀者信服這個會議是有價值的，引起回響，大致內(nèi)容如下：

--時間、日期和地點。

--會議名稱。

--主辦單位及協(xié)辦單位，或指導單位。

--大會籌備委員會名單及秘書處。

--主題。

--會議主人邀請函。

--誰應該參加和為什么。

--演講人名字、職稱。

--會場簡介

--報名費用(包括內(nèi)容)

--報名表

--住宿資料

--眷屬活動和相關旅游資料

--特別活動

--教育學分

設計大會宣傳小冊(會議通知)

設計一份實用又精美的會議通知，除了可以吸引注意，還可以讓與會者留存，不僅用來宣傳，還可在將來讓人們律津樂道。

內(nèi)容：

--將重要訊息放在封面

--宣傳(廣告)時要有一致性，以這個主題為主

--封面利用單一圖樣

--選擇照片在大會宣傳小冊，說明目的

--在照片下要說明

--避免陳詞濫調(diào)

--加強重點

--以照片來代替圖案

--不要耍花招

--使大會宣傳小冊看起來有價值感

--在質(zhì)量上要好

--誠實以告

--用信封郵寄大會宣傳小冊

--提供報名方法

--確定參加者對象及目標

--利用封面引起興趣并著手行動

--讓有意愿與會的人參與

--人性化，引發(fā)興趣

--利用別人推薦來增加可信度

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